Myni Gmeind

Erfa-Stammtisch am Donnerstag, 20. November 2025, 8-9 Uhr zum Thema «Wo hilft KI, Kosten zu senken?»

Künstliche Intelligenz verändert die öffentliche Verwaltung von der Prozessautomatisierung über die Entscheidungsunterstützung bis hin zur Kommunikation mit Bürgerinnen und Bürgern. Doch wo liegen die echten Potenziale, um Kosten nachhaltig zu senken, und wo ist Vorsicht geboten?

Dieser Erfa-Stammtisch widmet sich den praktischen Einsatzmöglichkeiten von KI im öffentlichen Sektor. Im Mittelpunkt steht die Frage, wie Gemeinden und Verwaltungen Künstliche Intelligenz gezielt nutzen können, um Routinen zu automatisieren, Doppelspurigkeiten zu vermeiden und Personalressourcen effizienter einzusetzen. Ebenso wird diskutiert, wie KI zu besserer Datenqualität, transparenteren Abläufen und faktenbasierten Entscheidungen beitragen kann.

Nicolas Zahn, Senior Manager ELCA Advisory, zeigt in seinem Referat „KI in der Verwaltung: sicher und effizient einsetzen“, wie sich Künstliche Intelligenz verantwortungsvoll und wirkungsvoll implementieren lässt. Er präsentiert konkrete Projekte, in denen eine gemeinsame KI-Plattform Bürgeranliegen automatisiert bearbeitet, Prozesse beschleunigt und Ressourcen spart. Zudem verdeutlicht er, warum ein grundlegendes KI-Verständnis für Entscheidungsträgerinnen und Entscheidungsträger entscheidend ist, um Chancen realistisch einzuschätzen und Risiken zu minimieren.

Stefan Ackermann, Gemeindeschreiber der Gemeinde Orpund, berichtet aus der Praxis, wie seine Verwaltung den Einstieg in die KI-Nutzung gestaltet hat. Er teilt Erfahrungen über Hürden und Erfolgsfaktoren, spricht über den Umgang mit Vorbehalten und zeigt, wo KI heute bereits spürbaren Mehrwert schafft. Besonderes Augenmerk gilt dem in Orpund eingesetzten Tool GemeindeGPT, das speziell für die Bedürfnisse von Gemeinden entwickelt wurde. Es unterstützt Mitarbeitende im Alltag, wahrt durch Anonymisierung der Eingaben den Datenschutz und stellt sicher, dass alle Daten in der Schweiz bleiben. So bleibt die Verantwortung klar beim Menschen, während KI im Hintergrund wertvolle Entlastung bietet.

Erfahren Sie, wie innovative Gemeinden erste Schritte mit KI gehen, welche Tools und Plattformen sich bewähren und wie auch kleinere Verwaltungen von der Technologie profitieren können, ohne hohe Investitionen oder Spezialwissen.

Nutzen Sie diese Gelegenheit, um neue Perspektiven zu gewinnen, Erfahrungen auszutauschen und praxisnahe Ideen für ein kosteneffizienteres, moderneres und zukunftsfähigeres Gemeindemanagement mitzunehmen.

Erfa-Rückblick

Erfa-Stammtisch, 20. November 2025, zum Thema «Wo hilft KI, Kosten zu senken?»

Wie kann Künstliche Intelligenz die öffentliche Verwaltung sinnvoll unterstützen? Welche konkreten Anwendungen helfen dabei, Prozesse zu automatisieren, Entscheidungen fundierter zu treffen und die Kommunikation mit Bürgerinnen und Bürgern zu verbessern? Und wo liegen zugleich die Grenzen und Risiken, die es zu beachten gilt? Diese Fragen standen im Zentrum des Erfa-Stammtischs.

KI in der Verwaltung sicher, effizient und verantwortungsvoll einsetzen
Nadine Tschichold, Head ELCA Advisory Public, und Nicolas Zahn, Engagement Manager, führten in das Thema KI-Governance für die öffentliche Verwaltung ein. Sie zeigten anhand konkreter Beispiele, dass der Einsatz von künstlicher Intelligenz für Gemeinden ein grosses Potenzial bietet, gleichzeitig aber organisatorische, technische und rechtliche Fragen aufwirft.

Aus der Präsentation wurde deutlich, dass Mitarbeitende zunehmend den Wunsch haben, KI anzuwenden, dass jedoch geeignete Lösungen und klare Rahmenbedingungen oft erst entstehen müssen. Die Vielfalt an KI-Tools wächst stetig, weshalb Gemeinden ein strategisch gesteuertes Portfolio benötigen. Ein sinnvoller Einstieg gelingt meist mit einfachen KI-Anwendungen wie Textzusammenfassungen, Schreibassistenz oder Dokumentrecherche, die in vielen Aufgabenbereichen sofort einen Mehrwert bieten.

Ein spannendes Praxisbeispiel war die KI-Plattform für die zentrale Bereitstellung von KI-Anwendungen am Beispiel des Kantons St. Gallen. Durch praktische Erfahrungen entstehen Schritt für Schritt die Grundlagen, um künftig klar und stabil aufgestellt zu sein. Diese Erfahrungen stellen sicher, dass am Ende Systeme und Lösungen beschafft werden, die im Alltag tatsächlich genutzt werden können, besonders im KI-Umfeld, in dem sich vieles sehr schnell entwickelt und noch nicht vollständig absehbar ist.

Einsatz von KI in der Gemeinde Orpund
Anschliessend stellte Sophie Moser, Projektleiterin bei der swiss smart media gmbh, das GemeindeGPT vor. 2025 wurde GemeindeGPT als eines von vier Projekten von der Jury der Digitalen Verwaltung Schweiz DVS als Innovationsprojekt ausgewählt, Projektträgerin ist die Gemeinde Orpund.

Mehr Informationen finden Sie wie folgt:
Präsentation GemeindeGPT

Wie Orpund KI einsetzt: Interview mit Stefan Ackermann, Gemeindeschreiber
Im Interview berichtete Stefan Ackermann, wie die Gemeinde Orpund den Einsatz von KI schrittweise aufgebaut hat.

Auslöser für den Start mit KI
Sein persönliches Interesse an künstlicher Intelligenz sowie Weiterbildungen in diesem Bereich legten die Grundlage. Für die tägliche Arbeit nutzte er bereits länger ChatGPT, allerdings war das manuelle Anonymisieren von Daten sehr aufwendig. Mit dem kantonalen Gesetz über die digitale Verwaltung wurde die Einführung einer sicheren KI-Lösung zusätzlich erleichtert.

Umgang mit anfänglicher Skepsis im Team
Zu Beginn bestand insbesondere wegen des Datenschutzes Zurückhaltung. Viele Mitarbeitende konnten sich den Nutzen nicht richtig vorstellen. In einer Info-Veranstaltung zeigte er auf, dass KI im Alltag längst präsent ist, beispielsweise in Autos oder Haushaltsgeräten. Dadurch wurde Berührungsangst abgebaut.

Die grösste Chance für Gemeinden
Orpund sieht den grössten Nutzen in der Entlastung bei repetitiven Aufgaben. KI soll nicht ersetzen, sondern unterstützen, etwa bei Standardauskünften, Copy-Paste-Tätigkeiten oder der Informationssuche. So bleibt mehr Zeit für Beratung, komplexe Fälle und persönliche Interaktion. Zudem bietet KI gleichbleibende Qualität, da sie rund um die Uhr zuverlässige Informationen liefert.

Wichtige Stolpersteine
Datenschutz und Informationssicherheit bleiben zentrale Themen. Ausserdem sollte KI nur in Bereichen eingesetzt werden, in denen ihr Einsatz tatsächlich sinnvoll ist. Nicht jede Aufgabe eignet sich dafür. Der Vergleich mit dem Laubrechen verdeutlicht dies: Manchmal ist ein einfaches Werkzeug effizienter als ein technisches.

Vorteile des GemeindeGPT
Für Orpund ist die grösste Stärke die datenschutzkonforme Verarbeitung, die es ermöglicht, auch personenbezogene Fälle ohne manuelle Anonymisierung abzuwickeln. Das System ist zudem auf die Gemeinde trainiert und greift auf bernische und schweizerische Rechtsgrundlagen sowie lokale Reglemente zu. Die Prompt-Bibliothek erleichtert die Nutzung zusätzlich.

Empfehlungen für Gemeinden mit Vorbehalten
Ein Einstieg im kleinen Rahmen wird empfohlen. Beispielsweise kann mit öffentlichen Dokumenten geübt werden, um Vertrauen in die Verlässlichkeit der Zusammenfassungen oder Textvorschläge zu gewinnen. Wichtig ist, dass Mitarbeitende ein Gefühl dafür entwickeln, wie ein GPT funktioniert.

Aufgaben, die KI noch nicht übernehmen kann
Im Personalbereich oder in politischen Situationen ist menschliches Fingerspitzengefühl unverzichtbar. KI kann zwar Vorlagen erstellen, ersetzt aber weder Erfahrung noch situative Einschätzung. Auch bei seltenen Fällen oder Aufgaben mit grossem Ermessensspielraum ist Vorsicht geboten.

Drei Wünsche an den Kanton Bern
Ein einheitlicher kantonaler oder nationaler Bürgerschalter würde Gemeinden erheblich entlasten. Zudem wären praxisnahe Richtlinien zum Umgang mit KI hilfreich, damit nicht jede Gemeinde eigene Regelungen entwickeln muss. KI lebt davon, dass viele Akteure zusammenarbeiten und Wissen bereitstellen.

Best Practices:
Automatisierte Berichterstattung mit KI
Das Beispiel der publicXdata AG zeigte anschliessend eindrücklich, wie Gemeinden ihre Finanzberichte durch automatisierte Berichterstattung mit KI deutlich effizienter, verständlicher und fehlerärmer erstellen können. Anhand eines standardisierten Exports aus den ERP-Systemen werden Erfolgsrechnung, Bilanz und Investitionsrechnung verarbeitet und daraus automatisch vollständige Budget- oder Jahresberichte generiert. Grafiken, Kommentartexte und Management-Summaries entstehen KI-gestützt und lassen sich je nach gewünschtem Detailgrad anpassen. Ergänzend können die Ergebnisse über eine interaktive Webansicht veröffentlicht werden, die komplexe Finanzinformationen übersichtlich, transparent und auch für ein breites Publikum gut verständlich aufbereitet. Dieses Beispiel zeigt, wie KI konkrete Mehrwerte schafft, indem sie Fachkräfte entlastet, Fehler reduziert und den gesamten Berichterstattungsprozess professionalisiert.

Die publicXdata AG lädt zu einem kostenlosen Webinar ein, das zentrale Herausforderungen und innovative Lösungsansätze in der finanziellen Steuerung von Gemeinden beleuchtet. Vier Expertinnen und Experten aus Forschung, Beratung und Verwaltung geben Einblick in ihre Erfahrungen und zeigen praxisnahe Wege auf, wie Gemeinden ihre Finanzen aktiv und nachhaltig steuern können.

Datum: 4. Dezember 2025 von 11.00 – 12.00 Uhr
Thema: Aktive finanzielle Steuerung für nachhaltige Gemeindefinanzen
Anmeldung: https://lnkd.in/edsEfU_2

Fazit
Der Erfa-Stammtisch zeigte, dass Gemeinden einen grossen Nutzen aus KI ziehen können, wenn sie verantwortungsvoll, strukturiert und schrittweise vorgehen. Wir werden uns auch 2026 mit Fokus auf KI-Wissensaustausch weiter mit diesem Thema beschäftigen und zusätzliche Informationen teilen.

Ein herzliches Dankeschön an die kompetenten ReferentInnen für die spannenden Inputs. Die Moderation übernahm Alexander Sollberger, Präsident Verein Myni Gmeind.

Merkblätter: Sicherer Umgang mit Künstlicher Intelligenz in der öffentlichen Verwaltung
Unter diesem Link finden Sie zwei verschiedene Merkblätter zum Thema KI. Sie können diese ganz einfach herunterladen und anschliessend für Ihre Gemeinde anpassen. Alle unsere Vorlagen dürfen Sie selbstverständlich frei verwenden.

Link: https://mynigmeind.ch/de/merkblaetter-sicherer-umgang-mit-kuenstlicher-intelligenz-in-der-oeffentlichen-verwaltung

Die Präsentation steht Ihnen zum Download zur Verfügung: